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Verwaltung und Organisation - tekom-Beispielfragen

von Marcel · 
Verwaltung und Organisation - technische Dokumentation Verwaltung und Organisation - technische Dokumentation

Seit vielen Jahren darf ich Menschen bei Ihrer Weiterbildung zum Technischen Redakteur begleiten. Diese Weiterbildungen orientieren sich am Kompetenzrahmen der tekom und schließen mit einem tekom-Zertifikat ab. Die tekom veröffentlicht Beispielfragen aus dem Prüfungsfragenkatalog, siehe www.tekom.de/technische-kommunikation-berufsfeld/weiterbildung/zert/faq, Aufklappbereich "Dokumente zur tekom-Zertifizierung".

Im Rahmen dieser Weiterbildungen unterrichte ich hauptsächlich die Themen Standardisierung, Modularisierung, Redaktionssysteme und Terminologiemanagement. Als Service stelle ich den Teilnehmer und Teilnehmerinnen seit jeher meine Antwortvorschläge auf die relevanten tekom-Beispielfragen zur Verfügung, die ich nun auch hier veröffentliche. Konkret beziehe ich mich auf die "Beispielfragen für Professional Level Prüfung - Schwerpunkt Softwaredokumentation", Version 4.2, gültig für Zertifizierungen ab 2026. Die Frage- oder Aufgabenstellungen sind aus dem tekom-Dokument zitiert.

Wichtig: Die nachfolgenden Antwortvorschläge sind nicht von der tekom überprüft oder verifiziert, sondern sind lediglich von mir formulierte mögliche Antworten. Bei Fragen zu den Themen können Sie mich gerne kontaktieren.

Verwaltung und Organisation (P3 1.2.4)

Nach welchen Kriterien können Sie die Daten für Informationsprodukte systematisch ablegen?

z. B. nach Baureihen, Zielgruppen, Kunden, Komponenten, Inhaltstyp, Hauptthema

Wie hängt eine Ablagesystematik mit Versionierung zusammen?

  • Versionierte Inhalte/Objekte müssen vor Bearbeitung geschützt sein.
  • Ein Versionierungskonzept muss sich mit der Ablagesystematik abbilden lassen.

Worauf ist beim Aufbau einer Ablagesystematik zu achten?

Eine Ablagesystematik sollte dazu passen, …

  • nach welchen Kriterien oder mit welchen Blickwinkeln Inhalte gesucht werden
  • wie Inhalte sortiert werden sollen
  • welche Zielgruppen mit welchen Berechtigungen auf die Inhalte zugreifen
  • was die zugrundeliegende Software (auf der die Ablage basiert) leisten kann

Wie kann man die Auffindbarkeit von Inhalten in der Ablagestruktur verbessern?

  • Vergabe von Metadaten
  • sinnvolle Benennung der Objekte
  • sinnvolle Ordnerstruktur
  • leistungsfähige Such- und Filterfunktionen der Software

Was bedeuten DMS, CMS und CCMS?

Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentmanagementsystem und einem Redaktionssystem?

  • DMS
    • Verwaltung von Informationsprodukten/Dokumenten und anderen Dateien
    • typischerweise Bereitstellung für eine größere Zielgruppe, z. B. unternehmensweit
    • ausgefeiltes Rechte-/Rollenkonzept für Zugriff
  • RS
    • Erstellung von Informationsprodukten (→ Redaktion)
    • Zugriff typischerweise nur für Technische Redakteure sowie Rewiewer, Übersetzer, andere Inhaltsersteller usw.

Für welche Anwendungsfälle würden Sie ein CMS einem DMS vorziehen?

Wenn es um das Erstellen von Inhalten geht.

Beschreiben Sie wesentliche Unterschiede zwischen einem DMS und einem CMS.

„CMS“ und „Redaktionssystem“ sind gleichbedeutend, daher siehe Frage "Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentmanagementsystem und einem Redaktionssystem?"

Was ist der Unterschied zwischen einer produktorientierten und einer funktionsorientierten Ablagestruktur?

  • produktorientiert: Ordnerstruktur primär z. B. nach Baureihen und Maschinenmodellen
  • funktionsorientiert: Ordnerstruktur primär z. B. nach Textfunktion, z. B. anleitende Inhalte, beschreibende Inhalte oder nach Thema, z. B. Wartung, Montage, Betrieb

Wie kann man Inhalte so gestalten, dass sie unabhängig von der Ablagestruktur gut auffindbar sind?

[„gestalten“ vermutlich i.S.v. „erstellen“ gemeint]

  • Inhalte mit Metadaten anreichern
  • sinnvolle und konsistente Strukturierung von Inhalten, z. B. XML-basiert
  • Verwendung von Schlagwörtern und Synonymen für die Volltextsuche

Wie beeinflusst die Definition der Ablagestruktur die Auffindbarkeit von Informationen?

  • Berücksichtigung der Bedürfnisse der Anwender
  • siehe Frage "Wie kann man die Auffindbarkeit von Inhalten in der Ablagestruktur verbessern?"

Für welche Anwendungsfälle würden Sie ein DMS einem CMS vorziehen?

  • Wenn Dokumente/Dateien einer größeren Zielgruppe bereitgestellt werden sollen.
  • Wenn keine Inhalte neu zu erstellen oder zu bearbeiten sind.

Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagementsystem im Unterschied zu einer Dokumentenablage?

  • datenbankgestützes Rechte- und Rollenkonzept
  • interne Adressierung der Datenobjekte über eindeutige IDs, nicht über Verzeichnispfade
  • größerer Funktionsumfang

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